Op zondagavond nog snel de bonnetjes van de afgelopen maand sorteren, of tussen twee klantafspraken door proberen te bedenken welke factuur u nu ook alweer had verstuurd: veel ondernemers herkennen dit. De administratie groeit vaak sneller mee met de onderneming dan verwacht, en op een gegeven moment kost het bijhouden ervan meer tijd en energie dan er tegenover staat. Dan komt de vraag: doe ik dit nog zelf, of besteed ik het uit?
Kort antwoord
Administratie uitbesteden is voor veel ondernemers de moeite waard zodra de tijd die het zelf bijhouden kost, niet meer opweegt tegen wat u in die tijd aan omzet of rust had kunnen creëren. Dat omslagpunt ligt niet bij een vast aantal uren of een vaste omzet, maar hangt af van de complexiteit van uw administratie, hoeveel fouten of achterstanden u tegenkomt, en hoeveel stress het u oplevert. Een boekhouder of administratiekantoor neemt het bijhouden, ordenen en verwerken van uw financiële gegevens over, zodat u zich weer op uw onderneming kunt richten.
Wat houdt administratie uitbesteden precies in?
Bij het uitbesteden van uw administratie draagt u de dagelijkse verwerking van uw financiële gegevens over aan een boekhouder of administratiekantoor. Dat omvat doorgaans het verwerken van inkoop- en verkoopfacturen, het bijhouden van uw kas- en bankmutaties, het opstellen en versturen van de btw-aangifte, en het klaarmaken van de cijfers voor uw jaarrekening of aangifte inkomstenbelasting. Afhankelijk van de afspraken kan daar ook salarisadministratie, debiteurenbeheer of periodiek financieel overleg bij komen.
Uitbesteden betekent niet dat u alle grip verliest. U blijft verantwoordelijk voor uw onderneming en voor het tijdig aanleveren van stukken, en u krijgt doorgaans periodiek inzicht in uw cijfers, bijvoorbeeld via een online boekhoudpakket of een kwartaaloverzicht. Het verschil is dat u zelf niet meer de tijd hoeft te steken in het handmatig invoeren en ordenen van al die gegevens.
Wanneer is uitbesteden de moeite waard?
Er is geen harde grens waarop uitbesteden ineens logisch wordt, maar een aantal signalen komt vaak terug bij ondernemers die de stap zetten.
- U merkt dat de administratie zich opstapelt en u telkens achter de feiten aanloopt, bijvoorbeeld met een btw-aangifte die u op het laatste moment haastig in elkaar zet.
- Uw onderneming groeit: meer klanten, meer facturen, misschien personeel, waardoor de administratie complexer wordt dan een spreadsheet nog aankan.
- U mist het overzicht in uw cijfers en weet eigenlijk niet precies hoe uw onderneming er financieel voor staat.
- U besteedt avonden en weekenden aan de boekhouding, tijd die u liever aan klanten, productontwikkeling of gewoon aan uzelf besteedt.
- U heeft eerder een naheffing, boete of correctie van de Belastingdienst gehad door fouten in de aangifte.
Herkent u twee of meer van deze signalen, dan is het in elk geval de moeite waard om te berekenen wat uitbesteden u oplevert, ook als u uiteindelijk besluit het voorlopig nog zelf te blijven doen.
Wat kost het uitbesteden van administratie?
De kosten van een boekhouder of administratiekantoor lopen sterk uiteen en hangen af van het aantal transacties, of u btw-aangifte, loonadministratie of een jaarrekening nodig heeft, en van de mate waarin uw administratie al op orde is. Een boekhouder rekent doorgaans een vast bedrag per maand of per kwartaal, of een uurtarief voor losse werkzaamheden zoals de jaarrekening. Vraag bij een offerte altijd na wat er precies inbegrepen is, zodat u niet voor verrassingen komt te staan bij bijvoorbeeld een extra btw-correctie of een aanvullend advies.
De vergelijking die er echt toe doet, is niet alleen de rekening van de boekhouder, maar ook wat uw eigen tijd waard is. Een ondernemer die wekelijks vier uur kwijt is aan de administratie, besteedt op jaarbasis al snel tweehonderd uur aan taken die iemand anders sneller en met minder kans op fouten kan uitvoeren. Reken uit wat die uren u aan omzet of aan vrije tijd hadden kunnen opleveren, en zet dat naast de kosten van uitbesteden. Voor veel ondernemers valt die vergelijking uiteindelijk in het voordeel van uitbesteden uit, al blijft het altijd een individuele afweging.
Wat blijft uw eigen verantwoordelijkheid?
Ook als u de administratie uitbesteedt, blijft u eindverantwoordelijk voor uw onderneming en voor de juistheid van uw belastingaangiften. Dat betekent concreet dat u op tijd facturen, bonnetjes en bankafschriften aanlevert, dat u vragen van uw boekhouder tijdig beantwoordt, en dat u de gerapporteerde cijfers ook echt bekijkt in plaats van ze ongelezen te laten liggen. Een goede boekhouder signaleert afwijkingen en geeft advies, maar de beslissingen over uw onderneming, zoals investeringen doen of personeel aannemen, blijven aan u.
Het is dan ook verstandig om vooraf duidelijke afspraken te maken over wie wat doet en met welke frequentie u contact heeft. Sommige ondernemers willen maandelijks een kort overzicht, anderen hebben liever alleen aan het einde van het kwartaal contact. Beide kan, zolang de verwachtingen over en weer duidelijk zijn.
Praktijkvoorbeeld: van chaos naar overzicht
Een zzp'er in de bouw hield zijn administratie bij in een schoenendoos met bonnetjes en een simpele Excel-lijst. Zolang hij weinig opdrachten had, werkte dat nog wel, maar toen hij meer klussen tegelijk aannam en ook materiaal ging inkopen voor onderaannemers, liep de administratie flink achter. De btw-aangifte werd elk kwartaal een race tegen de klok, en achteraf bleek hij kosten te zijn vergeten aftrekken. Na het uitbesteden van de administratie kreeg hij een vast aanspreekpunt, een duidelijk ritme voor het aanleveren van bonnen via een scan-app, en een kwartaaloverzicht waarin hij precies kon zien hoe zijn onderneming ervoor stond. De tijd die hij eerst aan de boekhouding kwijt was, gebruikt hij nu om extra klussen aan te nemen.
Zelf doen of uitbesteden: hoe kiest u?
Begin met eerlijk in kaart brengen hoeveel tijd u nu daadwerkelijk aan uw administratie besteedt, en hoe u zich daarbij voelt: overzichtelijk en onder controle, of juist gejaagd en onzeker. Vraag daarna bij een paar boekhouders of administratiekantoren een offerte op, zodat u een realistisch beeld krijgt van de kosten voor uw specifieke situatie. Kijk niet alleen naar de prijs, maar ook naar de manier van samenwerken: werkt de boekhouder met een online boekhoudpakket, hoe snel krijgt u antwoord op vragen, en past de communicatiestijl bij u.
Veelgestelde vragen over administratie uitbesteden
Kan ik mijn administratie gedeeltelijk uitbesteden?
Ja, dat kan. Sommige ondernemers laten alleen de btw-aangifte en de jaarrekening door een boekhouder doen en houden de dagelijkse facturatie zelf bij, anderen besteden juist alles uit. Bespreek met uw boekhouder welke onderdelen u zelf wilt blijven doen en welke u liever overdraagt.
Verlies ik grip op mijn cijfers als ik uitbesteed?
Niet per se. De meeste boekhouders werken met een online boekhoudpakket waarin u zelf ook op elk moment uw actuele cijfers kunt inzien. Bespreek vooraf hoe vaak u een overzicht of toelichting wilt ontvangen, zodat u niet het gevoel krijgt dat u het overzicht kwijtraakt.
Is uitbesteden alleen interessant voor grotere ondernemingen?
Nee, ook zzp'ers en kleine eenmanszaken besteden vaak (delen van) hun administratie uit, juist omdat zij weinig tijd kunnen missen aan taken die niet direct omzet opleveren. De keuze hangt minder af van de grootte van de onderneming en meer van hoeveel tijd en stress de administratie u kost.
Wat als mijn administratie nu niet op orde is?
Een achterstand is geen reden om uitbesteden uit te stellen, eerder juist een reden om het te overwegen. Een boekhouder kan helpen om eerst orde op zaken te stellen, bijvoorbeeld door achterstallige btw-aangiften alsnog correct in te dienen, voordat u overstapt naar een vast, overzichtelijk ritme.
Hoe snel merk ik het verschil na het uitbesteden?
Dat verschilt per situatie, maar veel ondernemers merken al binnen een paar maanden dat ze minder tijd kwijt zijn aan administratieve rompslomp en meer overzicht hebben in hun cijfers, zeker zodra het aanleveren van stukken een vast, ingesleten ritme heeft gekregen.
Twijfelt u of uitbesteden in uw situatie zin heeft? Bekijk onze boekhouding voor zzp'ers en eenmanszaken of ons volledige dienstenoverzicht voor de mogelijkheden.
