Een webshop runnen lijkt boekhoudkundig eenvoudiger dan het is. Zodra u aan meerdere Europese klanten verkoopt, via een marktplaats zoals bol.com of Amazon verkoopt, of te maken krijgt met voorraad en retouren, komt er administratief het nodige bij kijken. In dit artikel bespreken wij de belangrijkste aandachtspunten voor de boekhouding van webshops en online verkoop.
Kort antwoord
De grootste uitdagingen in de boekhouding van een webshop zitten in de btw-afdracht bij verkoop aan consumenten in andere EU-landen (waarvoor de OSS-regeling is bedoeld), de manier waarop u uw voorraad waardeert en verwerkt, de verwerking van retourzendingen, en de administratie rond verkoop via marktplaatsen die zelf commissie en soms btw inhouden. Een goed ingerichte boekhouding houdt deze processen gescheiden en overzichtelijk, zodat u aan het einde van elk kwartaal of jaar weet waar u staat.
De OSS-regeling: btw bij verkoop aan andere EU-landen
Verkoopt u als webshop producten aan particulieren in andere EU-landen, dan moet u in beginsel btw afdragen in het land van de klant zodra u boven een bepaalde omzetdrempel voor grensoverschrijdende verkopen aan consumenten uitkomt. Zonder een aparte regeling zou dat betekenen dat u zich in elk EU-land afzonderlijk voor de btw zou moeten registreren, wat voor de meeste webshops een enorme administratieve last zou zijn.
De OSS-regeling, wat staat voor One Stop Shop, lost dit op. Met de OSS-regeling geeft u de btw over al uw verkopen aan consumenten in andere EU-landen aan via één gezamenlijke aangifte bij de Nederlandse Belastingdienst, in plaats van via aparte registraties per land. U berekent voor elke bestelling wel het btw-tarief van het land van de klant, dus een Duitse klant betaalt Duits btw-tarief en een Franse klant het Franse tarief, maar de afdracht zelf verloopt via één centrale aangifte.
Voor uw boekhouding betekent dit dat u per land moet bijhouden hoeveel u heeft verkocht en tegen welk btw-tarief, zodat de OSS-aangifte correct kan worden opgesteld. Veel webshopsoftware en boekhoudpakketten kunnen dit automatisch uitsplitsen, mits de landinstellingen en btw-tarieven goed zijn ingericht. Blijft u onder de omzetdrempel voor grensoverschrijdende verkopen aan consumenten, dan mag u vaak nog gewoon Nederlandse btw blijven berekenen, maar zodra u deze drempel overschrijdt, geldt de verplichting om btw van het land van bestemming te gaan hanteren. Omdat drempelbedragen en regels kunnen wijzigen en per situatie kunnen verschillen, bijvoorbeeld als u ook fysieke voorraad in het buitenland aanhoudt, is het verstandig om dit periodiek met uw boekhouder te bespreken.
Voorbeeld
Een webshop in kleding verkoopt via de eigen site aan klanten in Nederland, België en Duitsland. Zolang de gezamenlijke omzet uit verkopen aan consumenten in andere EU-landen onder de geldende drempel blijft, rekent de webshop gewoon Nederlandse btw. Zodra de omzet uit de Belgische en Duitse verkopen samen boven de drempel uitkomt, moet de webshop voor die verkopen het Belgische respectievelijk Duitse btw-tarief gaan hanteren en dit via de OSS-aangifte afdragen.
Voorraadwaardering: meer dan alleen bijhouden wat op de plank ligt
Voor een webshop is de voorraad vaak een aanzienlijke kostenpost, en hoe u deze waardeert, heeft direct invloed op uw winst en dus op uw belastingaangifte. Belangrijke aandachtspunten zijn:
- Inkoopwaarde versus verkoopwaarde: voorraad staat in de boekhouding in beginsel tegen de inkoopwaarde, niet tegen de verkoopprijs. Winst ontstaat pas op het moment van verkoop.
- Incourante voorraad: producten die niet meer courant zijn, bijvoorbeeld door veroudering, seizoensinvloeden of beschadiging, mogen vaak worden afgewaardeerd naar de lagere marktwaarde. Dit vraagt om een periodieke beoordeling van uw voorraad.
- Voorraad in het buitenland: gebruikt u een fulfilmentdienst die voorraad in meerdere EU-landen aanhoudt, zoals vaak het geval is bij verkoop via bepaalde marktplaatsen, dan kan dit zelfs een lokale btw-registratie in dat land verplicht stellen, los van de OSS-regeling.
Een periodieke voorraadtelling, bijvoorbeeld per kwartaal of minimaal jaarlijks, is voor de meeste webshops geen overbodige luxe maar een noodzaak om de boekhouding en de werkelijke situatie op elkaar te laten aansluiten.
Retourzendingen correct verwerken
Webshops kennen doorgaans een hoger retourpercentage dan fysieke winkels, zeker in branches zoals kleding en schoenen. Retouren raken meerdere onderdelen van de boekhouding tegelijk: de omzet moet worden gecorrigeerd, de btw over het gecrediteerde bedrag moet worden teruggeboekt, en het product moet weer als voorraad worden opgenomen, tenzij het beschadigd terugkomt en niet meer verkoopbaar is.
Werkt u met een creditfactuur voor elke retourzending, dan is het belangrijk dat deze consequent en tijdig wordt verwerkt, zodat uw omzet en btw-aangifte een juist beeld geven. Bij een hoog retourvolume loont het om dit proces zoveel mogelijk te automatiseren via uw webshopsoftware, zodat retouren niet los bijgehouden worden naast de reguliere orderadministratie.
Verkoop via marktplaatsen zoals bol.com
Veel webshops verkopen niet alleen via de eigen site, maar ook via marktplaatsen zoals bol.com, Amazon of Etsy. Dit brengt eigen boekhoudkundige aandachtspunten met zich mee:
- Commissie en kosten: marktplaatsen brengen commissie in rekening over de verkoopprijs, vaak via een periodieke verzamelfactuur. Deze kosten moeten apart worden verwerkt naast de omzet uit de verkoop zelf.
- Uitbetalingen versus omzet: het bedrag dat een marktplaats aan u uitbetaalt, is meestal al gecorrigeerd voor commissie en eventuele andere kosten. Voor een juiste boekhouding moet u de bruto omzet en de ingehouden kosten apart registreren, in plaats van alleen het netto uitbetaalde bedrag te boeken.
- Btw-verantwoordelijkheid: bij verkoop via bepaalde platformen aan klanten buiten Nederland kan de btw-afhandeling deels bij het platform zelf liggen. Het is belangrijk om per marktplaats te weten wie voor welk deel van de transactie verantwoordelijk is voor de btw-afdracht, om dubbele afdracht of juist het missen van btw te voorkomen.
Een webshop die maandelijks een verzamelfactuur van bol.com ontvangt voor commissie, verzendkosten en eventuele advertentiekosten, doet er goed aan deze factuur consequent te matchen met de onderliggende verkopen, zodat de brutomarge per verkoopkanaal inzichtelijk blijft.
Inkoop buiten de EU: dropshipping en de artikel 23-vergunning
Een deel van de webshops koopt producten niet in bij een Nederlandse of Europese leverancier, maar rechtstreeks bij een leverancier buiten de EU, bijvoorbeeld bij dropshipping vanuit een land als China. Bij invoer van goederen van buiten de EU moet in beginsel bij elke zending btw worden betaald bij de douane, wat voor een webshop met veel kleine zendingen al snel een aanzienlijke en onregelmatige kasstroom oplevert.
Om dit te voorkomen, kunt u als in Nederland gevestigde ondernemer bij de Belastingdienst een zogeheten artikel 23-vergunning aanvragen. Met deze vergunning hoeft u de btw niet direct bij invoer aan de douane te betalen, maar geeft u deze aan via uw reguliere btw-aangifte, samen met de aftrek van voorbelasting voor zover u daar recht op heeft. Voor uw boekhouding betekent dit dat invoerbtw niet als aparte betaling per zending wordt verwerkt, maar als onderdeel van de periodieke btw-aangifte, wat het overzicht aanzienlijk vergroot bij regelmatige invoer van buiten de EU.
Werkt u met dropshipping, dan is het daarnaast belangrijk om goed in kaart te brengen wie in de keten verantwoordelijk is voor de btw-afdracht bij invoer en levering aan de eindklant. Dit kan per leverancier en per land van bestemming verschillen, en is niet in alle gevallen hetzelfde als bij reguliere voorraadverkoop. Laat deze keten bij twijfel beoordelen door uw boekhouder, zeker voordat u op grotere schaal gaat inkopen buiten de EU.
Wat kunt u zelf doen om de boekhouding overzichtelijk te houden?
- Koppel uw webshopsoftware en eventuele marktplaatsaccounts waar mogelijk direct aan uw boekhoudpakket, zodat orders, retouren en btw-tarieven automatisch worden doorgezet.
- Houd per verkoopkanaal, en bij internationale verkoop per land, apart bij hoeveel omzet u draait, zodat u eenvoudig kunt beoordelen of u drempels voor de OSS-regeling nadert.
- Tel uw voorraad periodiek en beoordeel welke producten afgewaardeerd moeten worden.
- Verwerk retourzendingen tijdig en consequent, bij voorkeur geautomatiseerd via uw systeem.
- Bewaar verzamelfacturen van marktplaatsen zorgvuldig en koppel deze aan de juiste periode in uw administratie.
Veelgestelde vragen
Moet ik mij in elk EU-land apart registreren voor de btw als ik daar verkoop?
Met de OSS-regeling hoeft dat in de meeste gevallen niet: u geeft de btw over verkopen aan consumenten in andere EU-landen aan via één gezamenlijke aangifte in Nederland. Alleen in specifieke situaties, bijvoorbeeld wanneer u fysieke voorraad in een ander EU-land aanhoudt, kan een lokale registratie alsnog nodig zijn.
Hoe verwerk ik de commissie van bol.com in mijn boekhouding?
De commissie en overige kosten die een marktplaats inhoudt, verwerkt u als aparte kostenpost naast uw omzet. Zo blijft zichtbaar wat uw bruto omzet per verkoopkanaal is en wat de werkelijke marge is nadat commissie en andere kosten zijn afgetrokken.
Wat gebeurt er fiscaal met producten die als retour terugkomen maar beschadigd zijn?
Is een product niet meer verkoopbaar, dan kan dit niet als volwaardige voorraad worden teruggeboekt, maar moet het worden afgewaardeerd of afgeboekt als voorraadverlies. Dit heeft invloed op uw winst in het betreffende boekjaar.
Vanaf wanneer moet ik gebruikmaken van de OSS-regeling?
Dit hangt af van uw omzet uit verkopen aan consumenten in andere EU-landen. Zolang u onder de geldende drempel blijft, mag u doorgaans Nederlandse btw blijven hanteren. Overschrijdt u deze drempel, dan bent u verplicht btw naar het tarief van het land van de klant te berekenen en af te dragen. Omdat drempels kunnen wijzigen, is het verstandig dit periodiek te laten checken.
Ik koop producten in buiten de EU, bijvoorbeeld voor dropshipping. Moet ik dan bij elke zending btw betalen bij de douane?
Zonder aanvullende maatregelen is dat inderdaad het uitgangspunt bij invoer van buiten de EU. Met een artikel 23-vergunning van de Belastingdienst kunt u de invoerbtw echter via uw reguliere btw-aangifte verwerken in plaats van per zending bij de douane te betalen, wat vooral bij regelmatige invoer een stuk overzichtelijker is.
Is de OSS-regeling verplicht?
Nee, deelname aan de OSS-regeling is op zichzelf een keuze, maar zodra u boven de drempel voor grensoverschrijdende verkopen aan consumenten uitkomt, moet u wel op de een of andere manier btw afdragen in de landen van uw klanten. De OSS-regeling is dan voor de meeste webshops veruit de praktische oplossing, omdat het alternatief losse registraties per land zou vergen.
Bekijk onze aanpak voor boekhouding voor e-commerce en webshops of het volledige overzicht van onze diensten.
