De term "online boekhouder" duikt steeds vaker op, maar wat betekent het eigenlijk? Betekent het dat u uw boekhouder nooit meer ziet, of gaat het vooral om de manier waarop u documenten uitwisselt en samenwerkt? In dit artikel leggen we uit hoe een online boekhouder in de praktijk werkt, en voor wie deze manier van samenwerken goed uitpakt.
Kort antwoord
Een online boekhouder is een boekhouder die het grootste deel van de samenwerking digitaal organiseert: u wisselt facturen en bonnetjes uit via een app of cloudportaal, uw administratie wordt bijgehouden in een online boekhoudpakket, en overleg verloopt via telefoon, video of e-mail in plaats van standaard op kantoor. Dat betekent niet dat persoonlijk contact onmogelijk is, maar wel dat u niet fysiek langs hoeft voor de dagelijkse gang van zaken. Voor ondernemers die flexibiliteit en snelheid belangrijk vinden, werkt dit vaak prettig. Wie liever alles in een persoonlijk gesprek doorneemt, kan beter kijken of er ook fysiek overleg mogelijk blijft.
Wat is een online boekhouder precies?
Een online boekhouder voert in de kern hetzelfde werk uit als een traditionele boekhouder: het verwerken van uw administratie, het verzorgen van uw btw-aangifte, en het opstellen van uw jaarrekening of aangifte inkomstenbelasting. Het verschil zit in de manier waarop de samenwerking is ingericht. In plaats van dat u periodiek met een map vol papieren langskomt, werkt u met digitale hulpmiddelen: een scan-app voor bonnetjes, een cloudpakket voor facturatie, en een gedeelde omgeving waarin u en uw boekhouder allebei kunnen inloggen om de actuele cijfers te bekijken.
Belangrijk om te weten: "online" zegt vooral iets over het proces, niet automatisch over de kwaliteit of persoonlijke betrokkenheid. Een online boekhouder kan net zo goed telefonisch of via videobellen met u meedenken over uw cijfers als een boekhouder die u alleen op kantoor spreekt. Het verschil zit in de logistiek: minder reistijd, en documenten die u op elk moment van de dag kunt aanleveren in plaats van tijdens kantooruren.
Hoe werkt de samenwerking in de praktijk?
De meeste online boekhouders werken met een cloudgebaseerd boekhoudpakket, waarin u zelf facturen kunt aanmaken, bonnetjes kunt fotograferen met uw telefoon, en uw bankrekening kunt koppelen zodat transacties automatisch worden ingelezen. Uw boekhouder verwerkt en controleert die gegevens op afstand, boekt ze op de juiste plek, en signaleert het wanneer er iets ontbreekt of niet klopt.
Voor overleg zijn er meestal meerdere kanalen beschikbaar: telefonisch contact voor korte vragen, videobellen voor een uitgebreider gesprek over bijvoorbeeld uw jaarcijfers, en e-mail of een berichtenfunctie in het boekhoudpakket voor alles daartussenin. Sommige ondernemers hebben maandenlang alleen contact via een paar berichten en een korte belafspraak per kwartaal, anderen willen net iets vaker schakelen. Een goede online boekhouder past zich hierin aan uw voorkeur aan, in plaats van een vast stramien op te leggen.
Een concreet voorbeeld: een zzp'er in de webshopbranche maakt na elke werkdag met haar telefoon een foto van de dagontvangsten en verzendkosten, en die gegevens komen automatisch in het boekhoudpakket terecht. Eens per kwartaal belt ze een half uur met haar boekhouder om de cijfers en de btw-aangifte door te nemen. Ze is nooit fysiek op kantoor geweest, maar heeft wel maandelijks inzicht in haar omzet en kosten.
Voor wie werkt een online boekhouder goed?
Deze manier van werken sluit goed aan bij ondernemers die zelf ook digitaal georganiseerd zijn, bijvoorbeeld doordat ze al met een boekhoudapp of onlinebankieren werken. Ook ondernemers die veel reizen, thuiswerken of op wisselende locaties actief zijn, hebben vaak baat bij een boekhouder die niet aan een vaste locatie gebonden is. Denk aan freelancers, zzp'ers met wisselende opdrachtgevers, of ondernemers die simpelweg liever geen tijd kwijt zijn aan reizen naar en van een kantoor voor iets wat ook digitaal kan.
Ook qua tempo kan het prettig zijn: een vraag stellen via een app en dezelfde dag antwoord krijgen, gaat vaak sneller dan wachten tot er een fysieke afspraak in de agenda past.
Wanneer is fysiek contact nog waardevol?
Niet elke ondernemer voelt zich prettig bij volledig digitaal contact, en dat is een gegronde voorkeur. Bij grotere beslissingen, zoals de vraag of u wel of niet een bv moet oprichten, of bij een ingewikkelde fiscale situatie, geven veel mensen de voorkeur aan een gesprek aan tafel, waar je makkelijker kunt doorvragen en samen op papier kunt schetsen hoe iets in elkaar steekt. Ook wie minder thuis is in digitale hulpmiddelen, kan zich prettiger voelen bij persoonlijk contact voor de uitleg van een nieuw systeem.
Het is dan ook geen kwestie van online óf fysiek: veel boekhouders, ook online boekhouders, bieden de mogelijkheid om af en toe op kantoor langs te komen, bijvoorbeeld voor een jaarlijks evaluatiegesprek. Vraag dit gerust na voordat u een keuze maakt, zodat u weet of persoonlijk contact een optie blijft wanneer u dat nodig heeft.
Waar let u op bij het kiezen van een online boekhouder?
- Met welk boekhoudpakket wordt gewerkt, en is dat een pakket waar u zelf ook prettig mee overweg kunt?
- Hoe snel krijgt u doorgaans antwoord op vragen, en via welke kanalen kunt u die stellen?
- Is er ruimte voor een telefoongesprek, videobellen of een keer fysiek overleg als dat nodig is?
- Wat zijn de afspraken over het aanleveren van stukken, en wat gebeurt er als u daar een keer niet op tijd bij bent?
- Past de boekhouder qua ervaring bij uw branche, bijvoorbeeld met de btw-regels die voor uw sector gelden?
Veelgestelde vragen over de online boekhouder
Moet ik zelf boekhoudsoftware kopen als ik een online boekhouder heb?
Meestal niet apart. De meeste boekhouders werken met een licentie op een boekhoudpakket dat u samen gebruikt, en de kosten daarvoor zijn vaak al verwerkt in het tarief van de boekhouder. Vraag dit expliciet na bij een offerte, zodat u weet wat er wel en niet inbegrepen is.
Is een online boekhouder goedkoper dan een traditionele boekhouder?
Niet per definitie. De prijs hangt vooral af van de omvang en complexiteit van uw administratie, niet zozeer van online versus fysiek werken. Online werken kan wel efficiënter zijn omdat er minder reistijd en papierverwerking bij komt kijken, wat in sommige gevallen in de prijs doorwerkt.
Kan ik als startende zzp'er ook met een online boekhouder werken?
Zeker, veel startende zzp'ers kiezen juist voor deze vorm omdat ze flexibel is en goed te combineren met een drukke opstartfase. U kunt vaak al vanaf het begin met een boekhoudpakket werken, zodat u meteen een gestructureerde administratie opbouwt.
Wat gebeurt er als ik toch een keer persoonlijk wil overleggen?
Bij de meeste online boekhouders is dat prima bespreekbaar. Geef dit gewoon aan bij uw boekhouder, zeker als het om een belangrijk onderwerp gaat zoals een grote investering of een verandering in uw ondernemingsvorm.
Is mijn data veilig bij een online boekhoudpakket?
Gerenommeerde boekhoudpakketten werken met beveiligde cloudomgevingen en versleutelde verbindingen. Vraag bij twijfel gerust na welke beveiligingsmaatregelen een boekhouder en het gebruikte pakket hanteren, zeker als het om gevoelige financiële gegevens gaat.
Benieuwd hoe online boekhouden er bij ons uitziet? Lees meer over onze werkwijze als online boekhouder, of bekijk onze dienstverlening voor zzp'ers en eenmanszaken.
